Hoteles Sin Papeles
Los hoteles están adoptando medidas para eliminar el flujo de papel y documentación en formato físico.
Dentro de su estrategia de transformación digital, cada vez más hoteles apuestan por automatizar procesos consiguiendo reducir en un 80% los tiempos dedicados a gestionar documentación y prácticamente a cero el espacio dedicado a la conservación de documentos.
La AEAT establece sistemas software homologados que dan validez legal a las copias digitales de facturas (o documentos sustitutivos), por lo que incluso estos documentos se pueden eliminar.
La gestión digital de documentos y la automatización de procesos permite:
- Reducir costes de gestión
- Reducir gastos de almacenamiento
- Mejorar los ratios de productividad
- Apostar por hoteles sostenibles, donde reducir residuos y estar comprometidos con el medioambiente.
La firma electrónica de documentos permite almacenar digitalmente cualquier contrato o documento firmado, con la misma validez que la firma manuscrita y sin necesidad de guardar en AZ los documentos en papel.
Otra de las características de la firma electrónica es que puede hacerse desde remoto sin necesidad de desplazamiento a las oficinas centrales. Es ideal para la firma de contratos laborales en temporada alta, automatizando y simplificando el proceso de firma.
También se puede recoger la firma electrónica desde una tablet(o dispositivo adecuado) presencialmente y mediante firma biométrica, de nuevo sin necesidad de imprimir un solo documento.
En el proceso de digitalización, la documentación que se genera en los hoteles: facturas de proveedores, pedidos, facturas de clientes, contratos personal, contratos de mantenimiento, contrataciones de eventos, chek-in, reservas, eventos, etc. Se captura, se extrae información de la misma para su posterior tratamiento y se queda archivada en formato digital, alojada en una plataforma cloud, accesible desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo.
Los procesos digitales de aprobación son extremadamente sencillos, en ellos se definen las personas y los departamentos encargados de cada visto bueno, criterios de aprobación, excepciones, etc, y en cada paso se incluye el sello de fecha y hora.
Las búsquedas de documentos en los gestores documentales son tremendamente eficientes, se puede buscar por cualquier documento o palabra contenida en él (búsqueda tipo google), también por el tipo de documento, fecha, huésped, proveedor… la posibilidad de hacer búsquedas a golpe de ratón, no tiene precio.
La integración con las plataformas es otra de las características que se debe tener en cuenta, Docuware permite exportar la información a múltiples formatos, para integrar la información con sistemas ERP, CRM, sistemas de contabilidad, etc. De igual forma, puede seleccionar datos de bases de datos externas para completar la información de los documentos.
La solución de Docuware para la gestión digital de documentos y automatización de procesos se adapta a grandes cadenas hoteleras y pequeños hoteles, es fácilmente escalable y adecuada para cualquiera de los usos que se describen en este artículo.
Algunos de los hoteles que ya trabajan con Docuware son: Mare Hoteles, Viva Hoteles, Hotel Safari, Hotel Marbella Club, Hotel Puente Romano, Hotel Villa Magna, Melia Hotels Internacional(UK)…
ImagineRight es una consultora IT especializada en ERP y sistemas de gestión documental (ECM) que está convencida de que los hoteles sin papeles son ya una realidad y hace una apuesta por la digitalización del sector y por comprenden los retos a los que se enfrentan los directivos de hoteles.
Docuware es una empresa de software líder en la gestión documental y automatización de procesos, con 30 años de experiencia en el sector y 15.000 clientes por todo el mundo. www.docuware.es
ImagineRight, tiene experiencia en implantaciones nacionales e internacionales y ha diseñado una propuesta basada en Docuware para gestionar la documentación de los hoteles.
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